Эффективная организация рабочего времени: 10 лучших приложений для планирования

Самый ценный ресурс для любого руководителя – это время. Планирование встреч, заключение сделок, оказание услуг – оно стоит за каждым аспектом бизнеса. Запасы времени невозможно восполнить, поэтому следует научиться рационально его использовать. Сегодня в интернете существует много помощников - онлайн-планировщиков. Расскажем о 10 самых популярных и удобных в работе.

Google календарь

Google календарь – это удобный инструмент для планирования бизнес задач. События, отмеченные в календаре, синхронизируются на всех устройствах – можно просматривать актуальную информацию на компьютере, смартфоне, планшете. В календаре предусмотрена сортировка мероприятий по датам, приоритетности и другим критериям. С помощью приложения можно сверяться с рабочим графиком коллег, чтобы выбрать наиболее удобное время для совещаний.

Evernote

Evernote представляет собой ежедневник и планировщик задач для ПК, iOS и Android. В приложении можно хранить любую важную информацию, структурировать и быстро находить нужные данные. Evernote позволяет создавать заметки с текстом, изображениями, аудиозаписями, списками и таблицами.

Evernote доступен в трех версиях: basic, premium и business. Премиум-подписка предоставляет 10 Гб в месяц для хранения данных, возможность синхронизации данных на всех ваших устройствах и удобной работы с PDF-файлами. Бизнес-версия предусматривает 20 Гб в месяц для новых заметок, синхронизацию данных и взаимодействие с коллегами в едином рабочем пространстве.

Todoist

Todoist позволяет фиксировать задачи и следить за их выполнением. Приложение помогает организовать цели по приоритетности, указать дедлайны для каждого проекта, распределить задачи между подчиненными. Данные в приложении синхронизируются между всеми вашими устройствами. В премиум-варианте Todoist пользователь получает автоматические уведомления о предстоящих мероприятиях, а также возможность создавать собственные шаблоны для своих проектов. Кроме того, платная версия приложения автоматически создает резервные копии данных – вы не потеряете ни одной заметки.

Slack

Slack – это групповой чат для командной работы, в котором можно создавать отдельные темы. Каждый участник команды получает оповещения только о тех сообщениях, которые обращены конкретно к нему – не приходится отвлекаться от работы для просмотра ненужной информации. Приложение интегрируется с различными внешними сервисами (Todoist, Wunderlist), доступны версии для Android и iOS. Система уведомлений позволяет настроить оповещения для себя и всего канала в целом.

CRM Битрикс 24

Битрикс 24 представляет собой обширную систему для планирования задач и создания списков ежедневных дел. В приложении удобно фиксировать предстоящие мероприятия совместно с коллегами. В Битрикс24 можно завести несколько календарей – личный, для проекта или рабочей группы, для отдела и заносить туда встречи и мероприятия.  Отмечая в Битрикc 24 начало рабочего дня, сотрудник сразу может составить список дел и встреч на день в удобном формате. Программа автоматически отмечает выполненные задачи и включает их в отчет о проделанной работе. В планировщике можно ставить задачи себе и подчиненным, назначать ответственных за проект, указывать соисполнителей и наблюдателей. В разделе задач можно видеть сколько и каких задач поставлено коллегам, сколько выполняется самим сотрудником, в каких задачах сотрудник в качестве наблюдателя. У руководителя отдела есть также доступ ко всем задачам, которые выполняют его сотрудники. 

Мегаплан

CRM Мегаплан отлично подходит для планирования, позволяя вести совместную с коллегами работу. Она контролирует сроки выполнения тех или иных задач, напоминает о срочных делах. Пользователь распределяет цели между участниками, устанавливает дедлайны. Наглядный планировщик дает возможность вести удобные чек-листы, составлять перечни дел и отмечать решенные задачи.

В рамках одного проекта можно распределить задачи между участниками и установить дедлайны. Потом на диаграмме Ганта легко отслеживать и переносить сроки. Там же можно добавлять новые задачи взамен завершенных и устанавливать их последовательность.

Планировщик в этой CRM настраивается индивидуально. Он может показывать дела списком или распределять их по сетке календаря. Дела из списка можно легко переносить в календарь мышкой. Поменялись планы? Просто перетащите событие в ячейку с новыми временем или другой датой.

Hours

Не можете понять, куда уходит драгоценное время? Приложение Hours в помощь! Сервис позволяет отслеживать часы, потраченные на выполнение запланированных задач. С помощью Hours можно контролировать не только личное время, но и время подчиненных. Полученные данные помогут выявить ошибки в тайм-менеджменте и повысить его эффективность. В платной версии доступна детальная статистика и возможность контроля над командной работой. Это приложение доступно только в App Store для устройств с iOS.

Wunderlist

Wunderlist служит для создания совместных списков дел, которые позволяют точно координировать действия сотрудников и экономить время на выполнение той или иной задачи. Приложение помогает создавать и отслеживать достижение целей, а также делиться ими с коллегами одним нажатием кнопки. К каждой поставленной задаче можно добавлять комментарии и устанавливать сроки ее решения. Wunderlist доступен на Android, iOS, Windows – приложение можно установить на компьютер и любое мобильное устройство.

Timely

Timely представляет собой тайм-трекер, который отслеживает время, потраченное на выполнение определенного проекта. Приложение заблаговременно планирует рабочую неделю, позволяя эффективно распорядиться временем – вы получаете реалистичную картину того, сколько часов уходит на решение различных задач. Timely доступен на платформе iOS.

Trello

Гибкое веб-приложение Trello служит для управления проектами, быстрой сортировке задач и взаимодействия с рабочей группой. Сервис отображает задачи в виде списков, прикрепленных к электронной доске объявлений, доступной всем членам команды. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения, чек-листы и пользовательские заметки к картам, умещая всю эту информацию на одной странице. Trello легко приспосабливается к специфическим потребностям вашего бизнеса и объединяет все проекты в единое рабочее пространство. Чем бы вы ни планировали заняться — отслеживанием прогресса крупных проектов или же организацией сеанса «мозгового штурма» — Trello можно адаптировать под любые нужды ваших сотрудников. 

Планировщики помогут ежедневно извлекать максимум из своего времени, поддерживать баланс между работой и личными делами, избегать авралов и стрессовых ситуаций.

На бизнес-курсе «Ключевые навыки руководителя» (Модуль 1, 2) рассматриваются возможности этих и других приложений для планирования и организации рабочего времени.