8 основных заблуждений, которые мешают компаниям правильно управлять дебиторской задолженностью
— Прибыль же есть! Где деньги?
— У дебиторов.
Подобный диалог - не редкость для белорусских компаний. Но можно сделать так, чтобы дебиторы сами захотели платить раньше срока. Есть инструменты, которые позволяют просчитать максимально допустимую величину дебиторской задолженности для компании и оптимальный срок отсрочки. А системная работа по управлению дебиторской задолженностью избавит от многих проблем и лишней работы. Но прежде чем начать работу, нужно развенчать основные мифы на эту тему.
Миф 1. Максимальный срок отсрочки платежа - конкурентное преимущество компании
Продажа товара на условиях отсрочки платежа - не что иное, как коммерческий кредит, который компания предоставляет своему покупателю. Если бы оплата за продукцию поступила в день отгрузки, то деньги можно было бы сразу пустить в оборот компании, положить на депозит и получить доход. Предоставляя отсрочку, компания упускает этот доход, она не может распоряжаться своими деньгами - ими распоряжается покупатель.
Миф 2. Дебиторская задолженность не влияет на финансовый результат компании
При предоставлении отсрочки платежа должны выполняться три условия кредитования: возвратность, срочность, платность. Последнее условие означает, что за пользование чужими деньгами нужно платить. То есть товар, реализуемый с отсрочкой платежа, должен быть дороже продукции, отгружаемой по предоплате. Если этого нет, реальная прибыль не соответствует цифрам, которые компания видит на бумаге.
Часто бывают ситуации, когда прибыль у компании есть, а денег нет. И на вопрос: “Где деньги”, финансовый директор отвечает: “У дебиторов”. И компании вынуждены брать кредит в банке под процент. На ту сумму, которая будет выплачена банку, снижается прибыль от отгруженной продукции.
И, наконец, есть покупатели, которые никогда и не заплатят, а безнадёжная дебиторская задолженность - прямые убытки.
Миф 3. Увеличение отсрочки платежа привлечет новых клиентов, что позволит улучшить финансовое положение компании.
Увеличение отсрочки действительно привлекает новых клиентов и позволяет увеличить выручку.
Однако нельзя забывать, что рост количества клиентов приведет к росту дебиторской задолженности. Эту задолженность придется за счет чего-то финансировать: либо за счет собственных, либо за счет заемных ресурсов.
Пока у компании есть собственные средства, проблем не будет. Не возникнет сложностей и в том случае, если дебиторская задолженность сопоставима с кредиторской: пока клиенты не заплатят за отгруженную продукцию компания пользуется деньгами поставщика.
Однако, если в погоне за новыми клиентами предприятие предоставило каждому из них слишком большую отсрочку, ее положение может только ухудшиться. В какой-то момент может оказаться, что денег нет и из-за больших отсрочек взяться им неоткуда. Тогда нужно привлекать банковские кредиты. А если рентабельность этих сделок и так невысокая, то проценты за кредит могут перекрыть всю доходность. Может получиться, что компания работает для того, чтобы работать, а не для того, чтобы получать прибыль.
Чтобы не допустить такой ситуации, нужно уметь просчитывать максимально допустимый размер дебиторской задолженности для компании и не выходить за его пределы.
И нельзя забывать, что уменьшить сроки отсрочки платежа будет непросто. Клиенты могут просто уйти, услышав об ужесточении условий отгрузки.
Миф 4. Заниматься профилактикой дебиторской задолженности = оскорблять клиента недоверием
Многие руководители отделов продаж убеждены, что если при переговорах с новым клиентом начать обсуждать условия оплаты, он воспримет это как оскорбление.
На самом деле вопросы о сроках погашения, досрочной оплате и предоплате совершенно нормальны в бизнесе. Более того, они настраивают на серьезный лад и формируют правильные деловые отношения.
Клиент понимает, что в компании существует системный подход, что к вопросам оплаты в данном случае нужно относиться серьезно, и рассчитываться лучше вовремя.
Миф 5. Невозможно (да и нет смысла) просчитывать оптимальное количество дней отсрочки. Все диктует рынок
Если компания не производит уникальный продукт, ей действительно придется принять те условия, которые диктует рынок.
Однако есть ситуации, когда без расчетов не обойтись. В кризис условия политики кредитования меняют все компании. И финансовой службе в такой ситуации необходимо просчитать максимальное количество дней отсрочки, которое может позволить себе компания. Это позволяет избежать ошибок и уберечь компанию от краха.
Миф 6. Невозможно убедить дебиторов рассчитаться раньше сроков, указанных в договоре
Скидка за досрочную оплату товара позволяет заинтересовать клиентов заплатить раньше. Этот инструмент работает просто: досрочно оплатив за эту партию товара, клиент получит скидку, которую можно отразить в следующей закупке. Тем самым продавец мотивирует клиента не только заплатить раньше, но и сделать следующую закупку. А клиент получает товар за меньшие деньги.
Однако важно уметь правильно рассчитывать размер этой скидки.
Миф 7. Создавать единую систему работы с дебиторской задолженностью бессмысленно – к каждому клиенту нужен индивидуальный подход
Индивидуальный подход эффективен в том случае, если он базируется на устойчивой системе по работе с дебиторской задолженностью. В противном случае он только усложняет работу.
В то время как выстроенная система по работе с дебиторской задолженностью только упрощает работу на всех уровнях. Каждый сотрудник четко знает, что и когда он должен делать, за что он отвечает, какие задачи перед ним стоят. Новые сотрудники быстро и легко включаются в рабочий процесс – им же не нужно интуитивно искать подход к каждому клиенту. Руководителю легче контролировать и оценивать работу исполнителей.
Такая система позволяет сократить количество “случайных” долгов: у клиента нет возможности «забыть» - ему обязательно напомнят о том, что близится срок оплаты.
Миф 8. Есть “волшебная” фраза, после которой клиент сразу заплатит
Не существует никаких особенных фраз, интонации или техник влияния на людей, которые вынудят клиента платить вовремя. Но есть системная, последовательная работа по управлению дебиторской задолженностью, которая позволяет получить деньги в срок.
Управление дебиторской задолженностью - процесс, в котором тесно связаны три службы: финансовая, юридическая и отдел продаж. Начинается этот процесс с написания кредитной политики компании. При работе с клиентом каждое структурное подразделение несет ответственность за свою часть работы: юридическая служба выясняет правоспособность клиента и подключается, если оплата не производится в срок; отдел продаж сопровождает каждую сделку; финансовый отдел производит все необходимые расчёты.
Положительный эффект возможен только при условии слаженной работы указанных служб.
Преподаватели программы "Управление дебиторской задолженностью"
Татьяна Бохан, Ирина Толкач.
Журналист Лариса Малахова
Семинар “Управление дебиторской задолженностью” поможет понять, как правильно выстроить систему по управлению дебиторской задолженоостью, определить зону ответственности юридической, финансовой службы и отдела продаж, разобраться во всех нюансах работы каждого участника этого процесса.
Полезнее всего прийти на семинар представителям всех этих служб.
Программа ориентирована на руководителей коммерческих подразделений, руководителей юридических и финансовых служб, служб кредитного контроля, а также всех, кто заинтересован в оптимизации системы управления дебиторской задолженностью в компании.
