Сокращение затрат. Есть ли предел совершенству?

Тема снижения издержек не теряет свою актуальность никогда: без повышения эффективности компания просто не может сохранять конкурентные позиции. Но что делать, если кажется, что все статьи расходов “урезаны” максимально и снижать издержки просто некуда? 

Ситуация 1

Директор предприятия собирает срочное совещание и сообщает, что от вышестоящей организации поступило указание о снижении затрат в текущем квартале на 20%.

Участники совещания выдвигают свои предложения:

• Снизить заработную плату работникам
• Сократить численность
• Отправить сотрудников в отпуск за свой счет
• Потребовать скидки на сырье от поставщиков
• Перейти к другим поставщикам, цены на продукцию которых ниже из-за низкого качества сырья
• Снизить нормы расхода на канцелярские товары

Однако оказалось, что ни один из предложенных вариантов не подходит.

• Вышестоящей организацией доведен минимальный уровень среднемесячной заработной платы по предприятию. Компания соблюдает этот показатель, однако “запаса” к его дальнейшему снижению нет. В случае его невыполнения у предприятия будут проблемы
• Персонал сокращен по максимуму. Люди с трудом находят возможность уйти в отпуск, и уже недовольны ситуацией. Кроме того, массовое увольнение пенсионеров несколько месяцев назад не дало никакого эффекта: обязательные выплаты при увольнении сотрудников превысили экономию средств от увольнения, и квартальный показатель среднемесячной заработной платы не снизился, а вырос
• Отправлять сотрудников за свой счет нельзя: некому будет выполнять заказы, выручка упадет
• Действующие поставщики сырья не готовы предоставлять скидки. Многие из них, наоборот, готовятся выставлять штрафные санкции за просрочку платежей. Кроме того, в цену товара пришлось включить проценты за кредит
• Попытки работы с другими поставщиками более дешевого сырья привели к потере заказов на продукцию и снижению выручки
• Снижение норм расходов на канцелярские товары повлияет на снижение затрат в целом по предприятию не более, чем на 0,001%

Результат совещания:

Вопрос так и остался открытым. Сотрудникам планово-экономического отдела было поручено подготовить план мероприятий по снижению издержек компании на 20%.
Начальник отдела сказал, что сделать это невозможно: все резервы исчерпаны.

Ситуация 2

На предприятии происходит частая смена руководства. Каждый новый управленец стремится в кратчайшие сроки продемонстрировать повышение эффективности работы.

В результате в компании максимально сокращен штат, ужесточены условия работы, а сырье приобретается у самых дешевых поставщиков на рынке.

Однако эффект от таких действия был положительным лишь первое время после нововведений, и нынешнее руководство вынуждено решать новые проблемы:

• из-за снижения зарплат и ужесточения условий труда компания потеряла высококвалифицированных специалистов. Это отразилось на скорости и качестве работы всех отделов;
• из-за снижения качества продукции потеряно доверие клиентов и снизилась выручка.
• из-за текучести руководящих кадров не реализованы проекты по автоматизации бизнес-процессов: бухгалтерия работает в старой версии 1с; экономисты «зашиваются» в таблицах Excel, вводя вручную данные из несвязанных между собой программ; не автоматизирована система складского учета; программа, закупленная для целей автоматизации управленческого учета, используется частично, но, к сожалению, не обновляется и не дорабатывается.

В чем - главное заблуждение?

Приведенные нами ситуации, к сожалению, встречаются сплошь и рядом. Одни компании, исчерпав все лежащие на поверхности резервы, приходят к выводу, что оптимизировать больше нечего. Другие в погоне за краткосрочными результатами упускают возможности оптимизации затрат в долгосрочной перспективе, напрочь забывая о стратегических целях.

На самом деле оптимизация затрат – не разовый проект компании, по завершению которого можно ставить точку. Это непрерывная работа по поиску новых резервов и совершенствованию бизнес-процессов. А единой “волшебной таблетки” по оптимизации затрат для всех  - просто не существует.

Каждая компания должна найти свой, уникальный путь.

Что делать?

Правильно выбранный путь возможен при выполнении следующих условий:

- Все затраты классифицированы

Без хорошо разработанной системы классификации затрат, правильно подобранных методов учета издержек, гибкой системы расчета альтернативных вариантов распределения затрат невозможно понять, где мы находимся и куда нам идти. 

- Большинство бизнес-процессов автоматизированы

Мало кто задумывается о тех потерях времени, к которым приводит низкий уровень автоматизации на предприятии, не говоря о потере квалификации и инициативы сотрудников, ежедневно выполняющих рутинную и монотонную работу.

Автоматизированная система управления затратами позволяет быстро и оперативно измерять, как функционирует компания сегодня и строить планы на будущее. 

- В компании высококвалифицированные кадры

Как бы банально это ни звучало, но это факт. Если специалисты финансовых и экономических служб знают особенности бизнес-процессов своей компании, все расчеты можно применять в жизни, они не остаются на бумаге в виде “пустых” цифр. Если они знакомы с опытом новаторов и лидеров рынка, то способны вносить предложения, которые позволят компании развиваться, внедрять новые технологии. Это позволит выстроить действительно эффективную систему управления затратами.

Процесс оптимизации затрат безграничен, и резервы для экономии есть всегда. Но если кажется, что все ресурсы уже исчерпаны - это не более, чем сигнал к освоению новых методов и знаний, знакомству с опытом коллег.

Программа «Управление затратами» ориентирована на руководителей финансовых и планово-экономических отделов, аналитиков и бухгалтеров, а также руководителей бизнес-процессов и менеджеров любого уровня, заинтересованных в оптимизации затрат вверенных подразделений. 

Двухдневный курс включает теоретическую базу, практические расчеты, «живые» кейсы и жизненные примеры.

Приглашаем принять участие!

Светлана Усарова
эксперт в области управление финансами,
преподаватель программы «Управление затратами»