Как научиться успевать везде

Справиться с нехваткой времени и работой в цейтноте помогает только тайм-менеджмент — искусство управления собственным временем. О том, как все успеть, расскажем в нашей статье.

История тайм-менеджмента

Попытки управлять своим временем предпринимались еще в Древнем Риме. Тогда Сенека предложил записывать информацию о прожитом дне для последующего анализа. Он же разделил время на проведенное с пользой, с удовольствием и без пользы и удовольствия. Это была первая известная попытка создания методики тайм-менеджмента.

В Новое Время большую популярность приобрели дневники Бенджамина Франклина, где, помимо расписания, были совершенные в этот день добрые дела. Даже с точки зрения современного человека дневники показывают замечательный пример оптимизации времени, здесь учтено время на сон и начало работы в лучший для мозга период.

В России тайм-менеджмент появился во времена НЭПа. Тогда это называлось НОТ — научная организация труда. Техника ушла в массы, люди стали придерживаться режима дня. Техники управления временем в привычном для нас понимании появились в конце 80-х – начале 90-х с появлением и развитием предпринимательства. Сейчас навыки тайм-менеджмента для предпринимателя критически важны — без них управление бизнесом эффективным не будет.

Мифы об управлении временем

Миф 1. Возможность управлять временем

Управлять временем действительно невозможно. Зато можно управлять своими действиями — заниматься эффективным планированием. Расписание не оставляет места прокрастинации. Планирование позволяет успевать больше за меньшее количество времени. Успешные люди далеко не всегда работают больше остальных. Просто они не отвлекаются.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставляет работать больше

Напротив, необходимо работать меньше, но эффективнее, сосредоточиться на выполнении текущих задач. В идеале старайтесь избегать ненужных задач и дел, пожирающих слишком много времени.

Тайм-менеджмент не заставляет посвящать время только работе. Основные принципы методик управления временем акцентируют внимание на отдыхе. Восемь часов здорового сна, время на интересы и хобби — в этом залог эффективной работы.

Миф 3. Строгое расписание превращает в робота и лишает свободы выбора

Тайм-менеджмент используют для того, чтобы выстроить правильный режим и повысить личную эффективность. Правильное планирование очень важно для развития компании. Успевающий бизнесмен может тратить свободное от работы время на семью и детей. Таким образом, с тайм-менеджментом вы больше отдыхаете от работы так, как пожелаете. Организация труда еще никому не приносила вреда.

Как управлять временем

Придерживаться контроля времени не так сложно. Главное здесь — последовательность и постоянство. Вот несколько советов по тайм-менеджменту, которые легко применить на практике.

Планируйте правильно

Четкий план действий — залог эффективной работы. Неважно, планируете ли вы на день, неделю или месяц. Наличие плана помогает справляться с рутиной. Необходимо записывать бизнес-цели, иначе вы про них забудете.

Ключевой аспект планирования — дробление задач на подзадачи. Большие задания обычно являются трудоемкими. Мозг так устроен, что при одном взгляде на такие объемы работы нам становится страшно. Когда ставится короткая задача, вы понимаете, что справиться с ней можно быстро и без усилий. Результат у нее предсказуем. Разбив большое задание на несколько маленьких, вы обманываете свой мозг и действительно выполняете работу быстрее.

Ставьте конкретные задачи

Цели, которые вы ставите перед собой или коллективом не должны быть расплывчатыми. Наоборот, у них есть четкий, измеримый итог. Конкретизировать задачу помогает метод SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timebound). Согласно этой методике, задание должно быть конкретным (Specific), измеримым (Measurable), достижимым (Achievable), релевантным (Relevant) и ограниченным по времени (Timebound). Цель по этому методу выглядит так — «Увеличить продажи холодильных установок в Беларуси на 20 % в первом квартале 2021 года».

Фиксируйте план

Записывайте. Незафиксированные задачи вы не будете считать важными, их легко забыть. План действий лучше составлять на долгий срок: на год или больше, на месяц и на день. В списке указывайте время выполнения цели. Долгосрочные планы дополняются, со временем всплывают новые задачи с высоким приоритетом.

Расставляйте приоритеты

Составленный список задач может оказаться большим. На первый взгляд все задания важны. Но это только кажется. Каждая задача требует анализа, чтобы понять приоритет выполнения. Можно выставлять приоритет по такой схеме.

Цели категории А - самые серьезные. Если не выполнить такие задачи, это может серьезно сказаться на ваших жизни и карьере. В качестве примера: обсуждение сроков поставок с партнером или составление сметы для серьезного клиента. Не выполните — контракт будет расторгнут. А-целей все равно может быть много, тогда дополнительно разделяйте их на подкатегории: А1, А2 и так далее. Не оставляйте эти задачи на потом, выполняйте их в первую очередь.

Уровень B не имеет таких разрушительных последствий, как предыдущая категория. Это то, что может вызвать недовольство у коллег и партнеров. Например, согласование цвета скатертей на званом ужине с заказчиком. Если не учесть его мнение, событие не будет сорвано, но клиент будет недоволен.

Уровень C — это то, что выполнить желательно, но невыполнение не повлечет за собой неприятных последствий. Поздравить клиента с днем рождения — как раз из этой категории.

Задачи категории D можно делегировать и откладывать. С ними справится подчиненный или член семьи в зависимости от ситуации. В качестве примера можно привести любые регулярные, рутинные задачи: проверку склада, рассказ о технике безопасности и так далее.

Если цели все-таки остались, то они попадают в категорию E. Вы не пострадаете, если откажетесь от них.

Другая схема расстановки приоритетов — схема Эйзенхауэра, названная в честь 34-го президента США. Он разделял дела на срочные и важные, важные, но несрочные, срочные и неважные, а также неважные и несрочные.

Согласно Эйзенхауэру, лучше держаться во второй категории: так хватает времени на анализ и планирование. Срочные, но неважные дела стоит перепоручать.

Фокусируйтесь на важном

Не пытайтесь выполнить задачи самостоятельно. Ради экономии времени делегируйте мелкие задания и отказывайтесь от ненужных. Так высвобождается время для важных целей, которые требуют внимания.

Делегирование не просто помогает высвободить время. Это инструмент, помогающий мотивировать сотрудников. Они оценят, если вы будете работать с ними по некоторым вопросам.

Не отвлекайтесь. Отключите оповещения и игнорируйте социальные сети. Откажитесь от хронофагов — действий, пожирающих время и не ведущих к выполнению глобальных целей.

Не гонитесь за славой Юлия Цезаря, занимающегося несколькими делами одновременно. Для тайм-менеджмента многозадачность — скорее минус. При переключении между задачами человек замедляется и начинает забывать критическую информацию. Многозадачность утомляет и делает эмоционально нестабильным.

Отдыхайте

Тайм-менеджмент не заставляет работать без перерыва. Напротив, эффективное расписание учитывает время на отдых. Без отдыха невозможно работать успешно .

Учитывайте биоритмы при планировании работы и отдыха. Да, мир работает, ориентируясь на жаворонков. Но если такой график вам неудобен, часть задач и переговоров назначайте на вторую половину дня.

Ставьте дедлайны с запасом. Успеете быстрее — отлично. Комфортный лимит выполнения задачи позволит избавиться от стресса. К тому же, если появится экстремальная задача, требующая немедленного внимания, у вас будет лишнее время.

Излишний перфекционизм вредит работе. Всегда можно найти мелкие недоработки, которые съедают много времени. Добиваться идеального выполнения задачи неэффективно.

Онлайн-курс ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ XXI ВЕКА – Для всех руководителей и специалистов, желающих повысить эффективность использования рабочего времени и добиться космических успехов не только в карьере, но и в личной жизни.