7 правил коммуникации для распределенной команды
Простые рекомендации, которые помогут избежать проблем в работе над проектом
Если работу над вашим проектом ведут команды в разных офисах, городах и,или странах, стоит заранее подготовиться к тому, что коммуникация между коллегами будет иметь особенности.
Учтя заранее языковые, культурные, географические нюансы, вы сможете предусмотреть и не допустить многие проблемы, связанные с удаленностью участников команды друг от друга. Большинство вопросов, связанных с работой в распределенном проекте, достаточно легко решаемы, если установить четкие и понятные правила коммуникации.
Контекстность коммуникации
Предварительно стоит удостовериться в том, что вы и члены вашей распределенной команды понимают культурные особенности коммуникации, которые неизменно возникнут, если над проектом работают люди разных национальностей. Контекстность сообщений выявил в своих исследованиях американский исследователь кросс-культурного общения Эдвард Холл.
В чем ее смысл? В отличиях способов и манеры передачи информации и общения между людьми различных национальностей: например, одни называют вещи своими именами, прямо, четко, понятно, другие уклоняются от ответов на прямые вопросы.
В зависимости от объема скрытой информации при общении Э. Холл разделил все культуры на высококонтекстуальные (Япония, Греция, арабские страны) и низкоконтекстуальные (Австралия, Германия, Новая Зеландия, Швейцария, страны Северной Америки, скандинавские страны).
Высокий контекст подразумевает, что:
- в разговоре люди говорят один за одним, в строго определенном порядке;
- говорящие намекают на тему, на проблему, но никогда не говорят о ней прямо;
- не принято называть вещи своими именами;
- вам никогда не скажут “нет” напрямую, даже если в процессе общения точно знают, что задачу выполнять не станут или сотрудничать не намерены;
- разногласия в общении воспринимаются как личная угроза. При намеке на конфликт его нужно оперативно разрешить, чтобы продолжить работу.
Низкий контекст - это
- быстрый переход к обсуждению конкретного вопроса;
- выражение своих мыслей четко и понятно, чтобы у собеседника не было возможности придать им дополнительный смысл;
- ясный переговорный стиль в деловом общении, где все участники коммуникации четко выражают свое реальное отношение к проблеме.
Пример: “Предприниматель из России говорит: "Мне нужно, чтобы на всех товарах было два ярлыка — английский и русский". Менеджер из Китая отвечает: "Вы знаете, мы сейчас делаем ярлыки на китайском и английском". Россиянин настаивает: "А мне надо на русском, первая поставка будет в ближайшее время". В ответ он слышит: "Мы сделаем все возможное". Однако на самом деле этот ответ означает: "Мы никогда этого не сделаем".
Понимая нюансы коммуникации с представителями других культур, вы ускорите и облегчите общение в рамках работы над одним проектом. Но это лишь во-первых для успешной коммуникации в обозначенных условиях. Во-вторых, 7 простых, но важных правил, которых стоит придерживаться всем членам распределенной команды:
- Договоритесь, в какие часы по минскому (московскому, киевскому) времени все члены распределенной команды должны быть онлайн и на связи. Обычно для решения всех вопросов в формате совещания, групповых звонок требуется 2-3 часа.
- По этому же принципу определите четкое время, когда сотрудники из удаленных офисов должны отвечать на сообщения в рабочих чатах оперативно.
- Срочные и особенно важные вопросы проговаривайте голосом, чтобы у собеседника после разговора осталось четкое понимание задачи и не возникло разночтений.
- Всегда фиксируйте договоренности, кто, что и когда должен сделать.
- Помните, что переписка может искажать эмоции, поэтому не делайте поспешных выводов из сообщений. Человек мог “сказать” фразу ровно и спокойно, а вы узрели агрессию - лучше аккуратно уточните, что имелось в виду.
- Рассказывайте всем членам распределенной команды об успехах компании, о переменах в основном офисе, обсуждайте со всеми участниками проекта текущие результаты, вместе ставьте цели на будущее.
- Чаще общайтесь по видеосвязи - эффект присутствия, видимые эмоции, мимика сгладят недостаток живого общения.
